Kein Zweifel – obwohl wir bei nodesign gerade auch gezielt bestimmte Prozesse wieder zum Papier zurückführen… etwa, indem wir nach wie vor Architekten-Zeichenrollen für Skizzen nutzen oder frisch ein großes offenes A3-Moleskine-Skizzenbuch für kollektives Brainstorming-im-Vorübergehen für alle Mitarbeiter eingeführt haben… wird das Leben immer digitaler. Neben den Büchern und der Musik verlieren auch die Dokumente ihre «Form», oder zumindest wird es wichtiger und einfacher, Papierdokumente auch elektronisch und mit Volltext-Suche zur Hand zu haben, anstatt in Ordnern zu wühlen.
Obwohl aber inzwischen ja immer mehr Korrespondenz ohnehin elektronisch läuft, gibt es immer noch Unterlagen und Rechnungen, die ganz klassisch auf Papier kommen. Neben der normalen Ordner-Ablage haben wir im letzten Jahr begonnen, die wichtigsten Papiere mit Evernote zu archivieren. Bisher bedeutete das aber immer, zu einem der Büroscanner zu gehen und per ScanDrop oder Apples eigenen Scan-Import nach Evernote zu importieren, was wenig unintuitiv war und – gerade wenn ansonsten auch viel zu tun ist – mal für Rückstau in den Ablagen sorgte. Das Problem an solchen Dingen ist aber, das man sie nicht tut, wenn sie nicht einfach, schnell, intuitiv und mit einem Hauch Spaßfaktor tun kann. Der ScanSnap S1100 ist eine perfekte Lösung für dieses Problem.
Gerade 28 cm breit und ansonsten nur um die 4 cm hoch und tief ist der Scanner ein Minimum an Technik – selbst aufgeklappt nimmt er auf dem Schreibtisch absolut keinen Platz weg, geschlossen wird er nahezu unsichtbar. Sobald man die vordere (etwas unsolide wirkende) Klappe öffnet, wird die Software auf dem Rechner wach (das Icon ändert sich von grün zu grau) und der Scanner ist sofort, ohne sonderliche Aufwärmphase, nach einem kurzen Surren scanbereit. Das Papier wird einfach frontal eingeschoben, was mit geknicktem oder dünnem Papier manchmal etwas frickelig sein kann – der Scanner schluckt dabei von der Visitenkarte bis A4 jedes Format problemlos und erkennt selbst, egal wo man das Papier einlegt, das Format. Mehrere Seiten lassen sich problemlos scannen, indem man einfach immer das nächste Blatt einlegt – für wirklich lange Dokumente ist natürlich ein richtiger Scanner mit Dokumenteneinzug besser, aber drei bis fünf Seiten lassen sich so wirklich völlig problemlos schnell wegscannen. Der SnapScan kann zwar kein Duplex – also nicht doppelseitige Dokumente vollautomatisch bearbeiten – hat aber eine recht brauchbare Lösung für ein so mobiles Gerät parat: Die oben aus dem Scanner erscheinende Seite kann sofort – falsch herum – wieder in den Scanner eingelegt werden und wird in der Software um 180° gedreht, so dass man relativ flott Vorder- und Rückseiten durchscannen kann.
Überhaupt ist die Software das eigentliche Highlight des S1100 Ich war – und bin – skeptisch mit diesem Gerät, weil es den TWAIN-Standard nicht unterstützt, also wirklich nur mit der Fujitsu-eigenen Scannersoftware zusammenarbeitet. Andere Programme «sehen» den SnapScan nicht. Dieser proprietäre Ansatz scheint mir nicht sehr entwicklungs- und zukunftsoffen und macht den S1100 zu einer sehr geschlossenen Lösung, deren Nutzbarkeit enorm davon abhängt, wie schnell Fujitsu mit Updates ist und wie gut das Unternehmen auf Kundenwünsche eingeht. Dass die Software weder sonderlich gut aussieht – es sieht enorm nach schlecht portierter Windows-Software aus -, in den Details nicht immer ganz perfekt ist und zudem einiges an Speicher frisst (der ScanSnap-Ordner frisst 720 MB, für ein Scan-Programm generell schon etwas happig), gehört zu den deutlichen Nachteilen dieses Ansatzes.
Zu den Vorteilen hingegen gehört die Leistungsfähigkeit der Scan-Software. Egal, in welchem Format, egal in welcher Orientierung, egal an welcher Stelle des Scanners – eingezogene Dokumente werden analysiert und kommen mit überraschend hoher Treffsicherheit richtig erkannt aus dem SnapScanManager. Pre-Scans und Formateinstellungen sind unnötig, nahezu alles ist automatisiert. Dinge, die ich normalerweise bei einem Scanner verabscheue, die aber hier enormen Sinn machen für einen Desktop-Dokumentenscanner. Man kann eigentlich jedes beliebige Dokument unter A4 einlegen, die blaue Taste des Scanners drücken und sofort wird das Blatt durchgezogen – auch mehrere. Erst danach fragt die Software, was mit dem Scan passieren soll. Und die Möglichkeiten können sich sehen lassen für ein so relativ neues Gerät: Der Scan kann auf der Festplatte abgelegt werden soll, per Mail verschickt, direkt gedruckt, in Evernote eingefügt (als PDF oder JPG), zu Google Text&Tabellen, Word, Excel oder iPhoto geschickt oder per der integrierten Software CardIris von Visitenkarte zu VCF umgewandelt werden. Das Verschicken eines Dokumentes per eMail wird so zu einer enorm schnellen Angelegenheit – einlegen, Knopf drücken, an Mail senden, abschicken. Die Software erkennt automatisch, ob die Unterlagen eher farbig, grau oder s/w zu scannen sind, die «richtige» Orientierung wird bestimmt und in den meisten Fällen kommt ohne ein weiteres Eingreifen des Nutzers eine perfekte PDF mehrseitiger Dokumente in die Mail.
In Evernote wird der Text vor dem Einfügen per OCR durchsucht – etwas redundant, da Evernote ja genau dieses Feature ja selbst bietet. Der User hat die Möglichkeit, dies abzuschalten und kann auch festlegen, ob Dokumente sozusagen nur «unsichtbaren» Text haben sollen (also durchsuchbar und Copy&Paste-tauglich, aber visuell immer noch «nur» ein Scan), oder ob das Bild komplett zu Text umgewandelt werden soll. Überhaupt sind nahezu alle Features abschaltbar und die Software ist relativ frei konfigurierbar – wobei tatsächlich die Automatik sich im Alltag sehr effektiv erwiesen hat. Es gibt zwar gelegentlich längere Dokumente, bei denen eine einzelne Seite farbig, alle anderen aber grau gescannt sind, aber das ist eher die Ausnahme als die Regel. Die OCR-Funktion scheitert an manchen Fremdsprachen, hat sich im Deutschen und Englischen aber als überraschend gut erwiesen.
Im Workflow würde ich mir wünschen, dass man mit einem einmal getätigten Scan adhoc mehrere Aktionen vollführen könnte – also Drucken und Mailen beispielsweise – vor allem aber wäre eine Art Dokumentenmanagement sinnvoll, in dem man die gescannten Seiten auf Wunsch selbst drehen, in der Reihenfolge anordnen und von farbig auf grau konvertieren könnte – in der Art wie ScanDrop es (sehr ansatzweise) anbietet. Tatsächlich wäre das ohne weiteren Zwischenschritt in das Interface zu integrieren und würde dem Nutzer eine zusätzliche Sicherheit bieten, wie ein Dokument final aussieht, bevor es archiviert oder verschickt wird. Man kann natürlich noch in der PDF an sich mit Acrobat herumwerkeln – aber das geht etwas gegen die eigentlich gedachte Einfachheit der ScanSnap-Lösung. Hier – bei aller Simplicity – etwas mehr Flexibilität zu bieten, täte der ScanSnap-Lösung sicher gut und wäre dem mit 179 € nicht ganz geringen Preis auch sicher angemessen.
Tatsächlich ist der S1100 nur im geringen Maße ein «richtiger» Scanner – und soll dies wohl auch nicht sein. Obwohl er 600 dpi liefert und wahrscheinliche eine Scanqualität, die an die meisten normalen Büroscanner aus Multifunktionsgeräten heranreicht, dient er weniger zum Einscannen von Photos oder hochwertigem Bildmaterial – mehr als eine Art Dokumentenkamera auf dem Schreibtisch oder (mit 350 g ist der S1100 ein Leichtgewicht) unterwegs. Es verwundert fast, das es keinen iPhone/iPad-Adapter und passende Scan-App dazu gibt, denn gerade für das iPad wäre der Scanner ein perfekter Partner. Bei allen kleineren Kritikpunkten ist der S1100 ein klarer Getting-Things-Done-Schatz auf dem Schreibtisch – selten hat es so viel Spaß gemacht, Papierstapel gar nicht erst entstehen zu lassen.
13. Juni 2011 15:29 Uhr. Kategorie Technik. Tag Hardware, Organisation. Keine Antwort.
